Det er op til den enkelte parcel ejer, at sikre at bestyrelsen har registret den korrekte e-mail adresse, og herunder at orientere bestyrelse om udskiftning af mailadresse i løbet af året.

Bestyrelsen vil ved hver generalforsamling forsøge at opdatere de enkelte parcel ejeres oplysninger (herunder e-mail adresser), og holde sig orienteret om eventuelle til og fraflytninger.
Bestyrelsen ønsker ikke, at maildistributionen skal misbruges, og derfor alt materialet vil derfor blive udsendt som Bcc, således så alle optræder anonyme i fællesdistributionerne. Bestyrelses vil derfor heller ikke distribuere e-mail adresser blandt parcel ejerne.
I det forskellige nedsatte udvalg opfordres man derfor selv til at dele disse informationer. Såfremt man ikke har adgang til en PC med Internet forbindelse, så vil det fortsat vare muligt, at modtage disse informationer i papirudgave.